Los procesos que hacés y los documentos que lo prueban.
El mapa de procesos y la información documentada son la base del sistema. GeniTrace los mantiene juntos y los vincula al requisito de la norma que cada uno satisface.
El mapa, en dos presentaciones.
Las tres bandas —estratégicos, operativos y de apoyo— con una tarjeta por proceso y las interacciones listadas debajo, y una lista filtrable para cuando lo que buscás es un proceso concreto. La ficha reúne los datos, las interacciones, los requisitos que satisface, la evidencia y los elementos relacionados.
- Tarjeta por proceso con su dueño y su banda
- Interacciones entre procesos, declaradas y listadas
- Ficha con requisitos, evidencia y elementos relacionados
El ciclo completo de un documento.
El tipo de documento define quién elabora, quién revisa y quién aprueba. Un procedimiento nace en borrador, pasa a revisión, se aprueba y entra en vigencia. Cuando llega una versión nueva, la anterior queda obsoleta pero consultable, que es lo que pide la cláusula 7.5.3.
- Elaboración, revisión, aprobación y vigencia por rol
- Nueva versión: la anterior queda obsoleta y consultable
- Fecha de próxima revisión con aviso al dueño y a calidad
Distribución y control de lectura.
Cada documento declara a qué roles y a qué procesos aplica. Quienes tienen que leerlo reciben el correo y la tarea; la ficha muestra quién lo leyó y quién no. Con una versión nueva las lecturas se reinician, porque leer la versión 1 no es haber leído la 2.
- Distribución por rol y por proceso
- Registro de lecturas, con los pendientes a la vista
- Correo de aviso con la marca de la organización
La lista maestra no se mantiene: se consulta.
La lista maestra de documentos y otros siete listados parametrizables se arman con lo que hay en el sistema. Versión, vigencia, próxima revisión y los requisitos que satisface cada documento, con filtros y exportación a CSV, XLSX y PDF.
- Lista maestra con versión, vigencia y próxima revisión
- Siete listados más: no conformidades, acciones, hallazgos, riesgos, indicadores, proveedores y calibraciones
- Exportación a CSV, XLSX y PDF
Capturas de GeniTrace con los datos de demostración de Metalúrgica Andina S.A.
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